最近している他の人とテキストでコミュニケーションをとるときの日本語の書き方についてまとめました。メールのようにフォーマルなものというよりかはチャットでのメッセージのようなものを想定しています。この書き方によってメッセージの主題を的確に理解し、相手に伝達できるようになると考えています。

書き方についておおまかには以下の骨子の通りになります。

骨子

骨子に沿った文章の例

忘年会の参加確認について（12月14日まで）

12月23日（火）のチーム内忘年会に参加される方も参加されない方も以下のフォームより回答よろしくお願いします。

${フォームのURL}

忘年会の詳細について

開催日時：12月23日（火） 18:00

集合場所：〇〇駅 北口

参加費：5000円

ご回答よろしくお願いします。

骨子の説明

話したい本題を書く について

まず最初に何について話をしたいのかを書きます。読み手は何についての連絡なのかが分からないと文章を読みずらいです。

大体以下の要素を含めて1文に収めるのが良いと思います。

• 話の主題（目的となるもの）は何なのか
• 緊急性・重要度はどの程度か
• 読み手にして欲しいことは何なのか
  • 行動して欲しいのか
  • お知らせを知って欲しいのか

主題を最後に書くと、読み手は一度最後まで読んで初めて主題を理解して、その後でもう一度本文を読んで内容を理解しなければいけません。それは手間です。

またメッセージに読み手にしてほしい概要や緊急性や重要度を含めると読み手のメッセージへの集中力を無駄に消費させないため、優しいのではないかと考えています。

メッセージをどこに着地するのか理解せずに、様々なパターンを考慮しながら読み進めるのは集中力を使いますし、疲れます。それはできるだけ避けられる文になると良いのではないかと思います。

本題について読む人にどうして欲しいのかを書く について

この2文目の役割は、1文目よりもより具体性の高い目的についてあなたに何をして欲しいのかを書くことです。

そして2文目の目的は、ある程度主題の要旨が共有されている場合、これ以降を読まなくても話の内容が全て理解できるようにすることです。

例の文章を取り上げてみます。

12月23日（火）のチーム内忘年会に参加される方も参加されない方も以下のフォームより回答よろしくお願いします。

これを読むときには、すでに忘年会への参加確認という目的があることを読み手は理解しています。

その上で必要になる情報は以下の3つです。

• より詳細な対象となる事象について：12月23日（火）のチーム内忘年会
• 誰に：参加される方と参加されない方の両方
• 何をして欲しいのか：URL からフォームに答える

すでに忘年会があるのは分かっているわけですが、忘年会は世界に1つだけのものではありません。ではより具体的な目的となるものについての説明が必要になります。逆に忘年会と言う価値観が共有された単語の説明は過剰です。

また、お願いは誰に対するものであるのかというのも大切です。読んでいる人が関係ありそうかは、1文目から察することができますが、察してもらうだけでは不十分です。具体的に人の名前なのか、所属しているグループなのか、個人を特定できる形でお願いする必要があります。

さらに何をして欲しいのかを、この段階で示す必要があります。何をして欲しいのかを最後に書いてはいけません。この2文目で何をして欲しいのかを示すことで、事前知識が共有されていて主題を理解できる人はこれ以上の文章をちゃんと読まなくてよくなります。

先ほどの例では本文で約142文字も使われています。これを全て確認するのは手間です。しかし2文目までで数えると 78 文字しかありません。つまり、2文目までで内容を理解できてしまえばそれ以降のおおよそ半分の文章は理解する必要がないのです。素晴らしいと思いませんか？また全ての文章を読み終わり背景知識を理解した後に、何をしなければいけないのかを2文目だけ読めば判断できます。

こうして読み手の負担を軽減させるために2文目まで読めば全てが理解できるようにするべきなのです。

本題についての説明 について

ここには相手と事前に共有できていなさそうな事項に関しての説明を書きます。

しかし、ここには何も書かないのがベストです。なぜならここを読む前に、読み手は全てを理解できていて欲しいからです。ただ実際そううまくはいきません。複雑な問題や特定の固有名詞や現象に対する説明のように事前に相手と完全に擦り合わせておくには難しい内容があるからです。そういった場合には過不足なく説明する必要があります。

ここでの説明についてもまた骨子に従って書くのが望ましいと考えています。骨子を思い出しましょう。

つまりここで書くべき内容は、以下の通りです。

相手と事前に共有できていなさそうな事項 がなくなるまでこの骨子の構造を繰り返してより詳細に事柄をふかぼっていけば良いのです。

ただあくまで重要なのは全てを説明することではなく、過不足なく説明することです。この文章構造で書いていけば読み手が理解した段階でそれ以降を読む必要がなくなるので、たとえ自分の説明が過分なものであったとしても読み手は適切な段階で切り上げて、2文目で示した本題に対応できます。それはとっても優しい文章になると思いませんか？

まとめ

今回は最近自身がどのようにメッセージでのやり取りの際の文章を書いているのかをまとめました。この骨子を基準に、順々に詳細な事柄へ深掘っていく手法を使うと読み手にとっての負担が少ないだけではなく、書き手の過分な説明によるメッセージの主題が迷子になる事態を避けられます。

また他の人がからきたいかなる状態の文章も頭の中でこのフォーマットに変換するさせ、適切に主題を理解できるようになると思います。

私は私の書く文章はよりよくあって欲しい、豊かに情報を伝達できるものであって欲しいと願っています。なので今後も色々考えていきたいと思います。